电话会议管理制度【实用6篇】

电话会议管理制度 篇一

随着信息技术的发展，电话会议已经成为现代企业中常见的沟通方式之一。然而，由于电话会议的特殊性，管理好电话会议变得尤为重要。为了提高电话会议的效率和质量，许多企业都建立了电话会议管理制度。本文将介绍电话会议管理制度的目的、内容和实施方法。

电话会议管理制度的目的是为了确保电话会议的顺利进行，达到预期的目标。首先，电话会议管理制度明确了电话会议的主持人和参与人的职责和权限。主持人负责组织会议、制定议程、控制会议进程等，而参与人则需要积极参与讨论、提供意见和建议。其次，电话会议管理制度规定了会议的时间和地点。会议时间应提前安排，以便参与人可以合理安排自己的日程。会议地点可以是实体会议室，也可以是虚拟会议室，根据实际情况选择合适的方式。此外，电话会议管理制度还规定了会议的准备工作，包括会议材料的准备、会前提醒等。

电话会议管理制度的内容包括会议的组织流程、会议的议程设置、会议的记录和跟进等。首先，电话会议管理制度规定了会议的组织流程，明确了主持人和参与人的角色和责任。主持人应提前准备好会议的议程和材料，并向参与人发送会议邀请。参与人应在规定的时间内确认是否参加会议，并提供自己的意见和建议。其次，电话会议管理制度规定了会议的议程设置。议程应明确会议的主题和目标，合理安排每个议题的时间。会议的议程应事先发送给参与人，以便他们可以提前做好准备。然后，电话会议管理制度规定了会议的记录和跟进。会议记录应详细记录会议的内容、决策和行动项，并及时发送给参与人。会议记录还应有人负责跟进会议的决策和行动项的执行情况，并及时向参与人反馈。

实施电话会议管理制度需要注意以下几点。首先，应制定明确的管理制度，并将其公布给所有参与人。参与人应对管理制度有明确的了解，并按照制度的要求执行。其次，应建立相应的沟通和协作平台，以方便参与人之间的信息交流和共享。例如，可以使用在线协作工具或电子邮件来发送会议邀请和会议记录。最后，应定期评估和完善电话会议管理制度。根据实际情况和反馈意见，及时调整和优化制度，以提高电话会议的效率和质量。

总之，电话会议管理制度的建立和实施对于提高电话会议的效率和质量具有重要意义。通过明确职责和权限、规定会议流程和议程、记录和跟进会议内容，可以确保电话会议的顺利进行，并达到预期的目标。同时，实施电话会议管理制度需要参与人的积极配合和沟通协作平台的支持。只有不断完善和优化管理制度，才能提高电话会议的效果，为企业的发展提供有效的支持。

电话会议管理制度 篇二

在现代企业中，电话会议已成为一种常见的沟通方式。为了更好地管理电话会议，提高会议效率和质量，许多企业建立了电话会议管理制度。本文将介绍电话会议管理制度的重要性、内容和实施方法。

电话会议管理制度的建立对于企业来说具有重要意义。首先，电话会议管理制度可以明确会议的目标和议程，确保会议的有效性。通过规定会议的主题和目标，确定会议的议程，可以使参与人更加明确会议的目的和要求。其次，电话会议管理制度可以明确主持人和参与人的职责和权限，提高会议的组织效率。主持人负责组织会议、控制会议进程，而参与人需要积极参与讨论、提供意见和建议。通过明确职责和权限，可以提高会议的效率和质量。此外，电话会议管理制度还可以规定会议的准备工作和后续跟进，确保会议的连贯性和成果转化。

电话会议管理制度的内容包括会议的组织流程、会议的议程设置、会议的记录和跟进等。首先，会议的组织流程应明确主持人和参与人的角色和责任。主持人应提前准备好会议的议程和材料，并向参与人发送会议邀请。参与人应在规定的时间内确认是否参加会议，并提供自己的意见和建议。其次，会议的议程应明确会议的主题和目标，合理安排每个议题的时间。会议的议程应事先发送给参与人，以便他们可以提前做好准备。然后，会议的记录应详细记录会议的内容、决策和行动项，并及时发送给参与人。会议记录还应有人负责跟进会议的决策和行动项的执行情况，并及时向参与人反馈。

实施电话会议管理制度需要注意以下几点。首先，应建立相应的沟通和协作平台，以方便参与人之间的信息交流和共享。例如，可以使用在线协作工具或电子邮件来发送会议邀请和会议记录。其次，应定期评估和完善电话会议管理制度。根据实际情况和反馈意见，及时调整和优化制度，以提高电话会议的效率和质量。最后，应加强对参与人的培训和指导，提高他们的电话会议技能和意识。只有参与人具备良好的沟通和协作能力，才能更好地配合电话会议的管理制度。

总之，电话会议管理制度的建立和实施对于提高电话会议的效率和质量具有重要意义。通过明确会议的目标和议程、规定会议的流程和记录，可以确保会议的顺利进行，并达到预期的目标。同时，实施电话会议管理制度需要沟通协作平台的支持和参与人的积极配合。只有不断完善和优化管理制度，才能提高电话会议的效果，为企业的发展提供有效的支持。

电话会议管理制度 篇三

　　1、所有在电视电话会议室召开的会议由政府办秘书组负责会务管理，信息办负责设备管理。

　　2、电视电话会议设备的管理维护由网络管理员负责，其他工作人员协助网络管理员完成工作。

　　3、召开非电视电话会议时由政府办秘书组书面通知会议系统管理人员开启会议室设备。

　　4、召开电视电话会议时由政府办机要组通知会议系统管理人员开启设备，政府办秘书组派人做好会议室卫生工作。

　　5、会议系统管理人员定期（按市政府安排）与市政府电视电话会议室进行联合调试。

　　6、召开电视电话会议前，会议系统管理人员应预先进行设备检查和网络调试，切实做好会议前各项准备工作。

　　7、会议系统管理人员在调试和会议期间，应坚守岗位，对会议全程的图像、声音实行连续监看、监听。

　　8、会议系统管理人员每周一对设备及线路进行检测，及时更换坏损设备，排查线路故障并做好会议系统运行、维护记录。

　　9、禁止用手触摸摄像头、等离子屏等设备，无关人员不得进入控制室。

　　10、开会期间，严禁在会议室使用手机。

　　11、 会议时间有冲突时，电视电话会议优先。

电话会议管理制度 篇四

　　1、会议室、接待室是酒店举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范酒店会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度。

　　2、酒店所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。

　　3、酒店各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一穿好l

　　4、接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。

　　5、任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品n

　　6、任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。

　　7、任何员工不能随意拿走接待室的'报刊、杂志等资料。

　　8、爱护接待室、会议室的设施

　　9、会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。

电话会议管理制度 篇五

　　一、总则

　　1.目的

　　为统一会议管理模式，规范公司各项会议及各类培训流程，缩短会议时间、减少会议数量，提高会议质量，特制定本制度。

　　2.适用范围：公司全体工作人员

　　二、职责

　　2.1会务工作主要由行政管理部承办;其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。

　　2.2行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到登记备案。

　　2.3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。

　　三、会议分类

　　3.1公司部门周会制度

　　3.1.1召开时间︰每周一上午09:00。特殊原因需要延期召开的由公司领导提前通知。

　　3.1.2主持与记录︰由开会领导进行主持，由公司记录员负责记录

　　3.1.3参加人员︰公司全部工作人员

　　3.1.4由于特殊原因不能参加例会的，应亲自向召开会议的领导请假。

　　3.1.5会议资料:工作人员上周工作总结、本周工作计划。

　　3.1.6会议通知形式由电话通知和领导口头通知

　　3.2各项专题会议

　　3.2.1根据实际工作需要不定期地召开

　　3.2.2会议资料根据专题进行准备

　　3.2.3参加人员：通过专题会议需要人员进行通知和领导指定

　　3.2.4由于特殊原因不能参加此次专题会议的，应亲自向召开会议的领导请假。

　　3.2.5主持与记录︰由开会领导进行主持，由公司记录员负责记录

　　3.2.6会议通知形式由电话通知和领导口头通知

　　3.2.7会议诀议事项，参会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。

　　3.3工作调度会议

　　3.3.1根据实际工作需要不定期地召开

　　3.3.2参会人员：需要调度的工作人员和领导指定人员

　　3.3.3通知形式由电话通知和领导口头通知

　　3.3.4会后参会人员应立即到达更换后的岗位或临时岗位进行工作。

　　四、会议记录

　　4.1在会后应交于领导审核。

　　4.2经领导审核后应交于文件管理处进行归档。

　　4.3不得在领导不知情的情况下交于其他人查看。

　　五、会议纪律

　　5.1要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会状况。如需请假需经会议召集人批准。

　　5.2所有参会人员不得在会议期间走神、打瞌睡和睡觉等行为。

　　5.3所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。

　　5.4会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊状况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候就应同时提交对该问题的解决方案。

　　六、来访人员会议

　　6.1按照来访时间提前布置会议室（按上级领导要求进行布置）。

　　6.2本公司的参会人员要提前进入会议室接待、引导来访人员入座。

　　6.3主持：由上级领导进行安排

　　6.4记录：如需记录由领导进行安排记录员

　　6.5会议记录内容经领导审核后装袋入档，交由档案管理处。

电话会议管理制度 篇六

　　1、目的：

　　落实安全会议资料、形式和会议职责人要求，确保各项安全生产工作的落实。

　　2、范围：

　　班组以上部门。

　　3、职责者：

　　班组长以上人员。

　　4、程序：

　　4.1为了及时了解、掌握各时期的安全生产状况，加强安全生产管理，用心明白、主动地做好预防措施，确保安全生产，务必认真贯彻安全生产会议制度。

　　4.2会议资料以安全生产为主，具体包括以下几方面：

　　4.2.1了解前段时间、前一班的安全、生产、工艺状况，存在的问题和注意事项，布置下一步安全、生产和工艺操作等工作。

　　4.2.2学习安全生产标准、安全规章制度、安全操作规程等知识，传达上级部门的有关通知、文件精神。

　　4.2.3通报违章违纪、先进事迹。不良现象和不安全行为。

　　4.3会议形式和会议职责人

　　4.3.1班前、班后会由班长或车间主任（部门主管）负责召开，在每一天空上班前15分钟开始，时间一般5—10分钟，地点由各车间部门自定。在各班组交接班记录中进行记录。

　　4.3.2部、车间（部门）级安全会议要求每月一次，由部长、车间主任（部门主管）负责召开，时间不限，地点由召集人决定。并在部、车间（部门）安全记录中进行会议记录。

　　4.3.3公司级安全生产会议，由付总经理决定，每月至少一次，由安全部负责记录。

　　4.3.4各专业性安全会议由各主管职能科室领导负责，根据需要召集有关人员召开，由召集人负责记录。

　　4.3.5紧急会议视状况由部门领导决定召开。

　　4.4会议召集者在开会之前，应做好有关资料准备工作，会议上要讨论研究解决的问题应列出，重要会议会后要下发会议纪要。

　　4.5通知参加会议人员时，要把会议主要资料、开始时间、大约需要多长时间、会议地点交代清楚。

　　4.6被通知需要参加会议的人员，都应按时参加会议，做到善始善终，确实不能参加的要在开会之前和召集人说明状况，并得到允许。

　　4.7会议上决定的状况各部门和职责人，务必不折不扣的认真执行，及时完成。

　　4.8对未经允许擅自不参加或迟到、早退的人员，会议召集人有权对其进行经济处罚。